A Secretaria de Estado de Cultura e Turismo, por meio do Arquivo Público Mineiro, iniciou um grupo de trabalho com as Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos de Arquivo (CPADs) dos órgãos e entidades que integram o Sistema Estadual de Saúde e daqueles que possuem serviços de saúde e atendimento hospitalar em suas unidades, para a elaboração dos instrumentos finalísticos de gestão de documentos, Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo. O grupo já participou de duas edições das Jornadas Técnicas dos órgãos e entidades da Saúde para capacitações e alinhamento de estratégias de atuação.

Com o intuito de formalizar uma parceria com os órgãos e entidades integrantes do Sistema Estadual de Saúde e aqueles que possuem serviços de saúde e atendimento hospitalar em suas unidades, a Secretaria de Estado de Cultura e Turismo, por meio do Arquivo Público Mineiro, realizou uma reunião na última quarta-feira, dia 26 de junho de 2024, para apresentação de uma proposta de acordo de cooperação técnica para a elaboração dos instrumentos finalísticos de gestão de documentos.

O objetivo do acordo de cooperação é organizar esforços, por meio das CPADs de cada um dos participantes, para que os instrumentos finalísticos de gestão de documentos sejam elaborados, publicados e aplicados, de modo a eliminar, conforme previsto na legislação, o passivo documental que já tenha cumprido o prazo de guarda e dar destinação segura ao patrimônio documental de guarda permanente que será transmitido às próximas gerações.

A reunião contou com representantes dos gabinetes, presidências, superintendências e diretorias da Secretaria de Estado de Educação, da Secretaria de Estado de Saúde, da Fundação Hospitalar do Estado de Minas Gerais, da Fundação Ezequiel Dias, da Escola de Saúde Pública de Minas Gerais, do Instituto de Previdência dos Servidores de Minas Gerais, da Polícia Militar de Minas Gerais, da Polícia Civil de Minas Gerais e da Universidade Estadual de Montes Claros.

Após a assinatura do acordo de cooperação, com o devido alinhamento institucional entre os gestores, as CPADs terão a oportunidade de se dedicar à elaboração do plano de classificação e da tabela de temporalidade para classificar e avaliar os documentos produzidos pelos serviços de saúde e atendimento hospitalar nas funções e atividades finalísticas que são comuns, por meio das orientações técnicas do Arquivo Público Mineiro.